TL;DRL'essenziale in 30 secondi
1. La banca dati, i documenti e i conti sono ospitati in Svizzera, nella regione di Zurigo. I server che instradano le chiamate del citofono, ne portano la voce e l'immagine e leggono i contatori si trovano in Germania, con una copia di backup cifrata della banca dati svizzera, fatta ogni notte e conservata 14 giorni. Alcuni trattamenti accessori passano da fornitori con sede negli Stati Uniti: l'elenco completo, fornitore per fornitore, è al capitolo 07.
2. La vostra amministrazione non vede chi suona alla vostra porta né quando rientrate a casa. Vede lo stato tecnico degli impianti comuni, non i flussi personali.
3. Il video del citofono non viene registrato per impostazione predefinita. Solo gli snapshot delle chiamate perse restano 30 giorni, poi vengono cancellati automaticamente.
4. Potete scaricare tutti i vostri dati o chiederne la cancellazione dall'app, con due tocchi. Senza indicare il motivo.
01Titolare del trattamento
Ai sensi dell'art. 5 lett. j della Legge federale riveduta sulla protezione dei dati (nLPD) e dell'art. 4 (7) del RGPD, il titolare del trattamento dei dati raccolti tramite il sito neolia.ch e i servizi Neolia è:
- Entità
- Neolia Sàrl
- Indirizzo
- Bernstrasse 15a, 3280 Murten, Svizzera
- IDI
- CHE-298.197.401
- Contatto protezione dei dati
- contact@neolia.ch
- Rappresentante nell'Unione europea
- Ad oggi nessuno è designato. I servizi Neolia si rivolgono a clienti stabiliti in Svizzera e i dati sono trattati dalla Svizzera. Per ogni domanda relativa ai vostri dati, qualunque sia il vostro paese di residenza, scrivete a contact@neolia.ch: le vostre richieste sono trattate allo stesso modo.
Perimetro & ruoli
Neolia agisce in due ruoli distinti che determinano i vostri diritti:
- Titolare del trattamento per i dati raccolti tramite neolia.ch, l'app residente in quanto applicazione e gli account professionali delle amministrazioni.
- Responsabile del trattamento per i dati tecnici generati dagli impianti fisici di uno stabile (registri di accesso alle porte, misure di energia), per i quali l'amministrazione o il proprietario è titolare del trattamento. Il dettaglio figura nel DPA.
02Dati che raccogliamo
Applichiamo il principio della minimizzazione: ogni dato raccolto deve essere giustificato da una finalità concreta. Se una funzione può essere fornita senza un dato, non lo raccogliamo.
| Categoria | Esempi | Fonte |
|---|---|---|
| Identità | Cognome, nome, piano / appartamento | Amministrazione o residente stesso |
| Contatto | Email, numero di cellulare, lingua preferita | Residente |
| Autenticazione | Hash della password, token, dispositivi collegati | Sistema |
| Uso dell'app | Chiamate ricevute, aperture di porta, sessioni | App · sistema |
| Video & audio | Flusso della chiamata in tempo reale (mai memorizzato), snapshot della chiamata persa | Citofono fisico |
| Energia | Consumo kWh per circuito, ricarica VE | Contatori MID |
| Ubicazione | Paese approssimativo (dall'IP, per la lingua) | Sito web |
| Diagnostica | Crash, latenze, versione OS, anonimizzati | App · sito |
Non raccogliamo mai: i vostri contatti telefonici, la vostra rubrica, la vostra cronologia di navigazione web, i vostri messaggi fuori dall'app, la vostra posizione GPS precisa né alcun dato biometrico. L'app residente non contiene alcun SDK pubblicitario: né Meta, né Google Ads, né TikTok, né nulla di simile.
03Finalità e basi legali
| Finalità | Base legale |
|---|---|
| Instradare una chiamata del citofono verso la vostra app | Esecuzione del contratto di prestazione immobiliare (amministrazione ↔ residente) |
| Permettervi di aprire una porta comune con il vostro telefono | Esecuzione del contratto · interesse legittimo alla sicurezza dello stabile |
| Mostrare il vostro consumo di energia individuale | Obbligo di legge (LEne, OAEl) · consenso del residente |
| Stabilire il bilancio energetico dello stabile (totali aggregati, nessun appartamento identificabile) | Interesse legittimo del proprietario a conoscere la prestazione del suo edificio · dati aggregati |
| Fatturare i servizi Neolia all'amministrazione | Esecuzione del contratto B2B |
| Inviarvi notifiche di servizio (guasto, aggiornamento critico) | Interesse legittimo · sicurezza operativa |
| Migliorare la qualità del servizio (registri anonimizzati) | Interesse legittimo, dati pseudonimizzati |
| Comunicazioni commerciali B2B (amministrazioni potenziali) | Interesse legittimo · opt-out in qualsiasi momento |
| Comunicazioni marketing ai residenti (newsletter facoltativa) | Consenso (opt-in esplicito, revocabile con un clic) |
04Se siete residenti in uno stabile Neolia
Questa sezione si rivolge a voi personalmente.
Cosa vede la vostra amministrazione
- Lo stato tecnico del vostro impianto (online / offline);
- Il numero di chiamate ricevute dal vostro citofono (statistica aggregata d'uso);
- I guasti segnalati e la loro risoluzione;
- Il vostro consumo di energia individuale, unicamente nella misura prevista dal vostro contratto di locazione (conteggio delle spese accessorie) e sempre presentato con le cifre alla mano, senza interpretazioni comportamentali.
Il bilancio energetico dello stabile
Le letture degli appartamenti possono essere sommate per stabilire la prestazione energetica dell’edificio: consumo totale sull’anno, evoluzione da un anno all’altro, deriva di un impianto tecnico. Il documento serve alla vostra amministrazione e al proprietario per decidere una manutenzione o una ristrutturazione.
Tre limiti, e ci impegnano: il bilancio è aggregato e mai nominativo, non vi figurano né il vostro nome né il vostro appartamento; non contiene alcuna curva per appartamento, solo totali per stabile; e non viene stabilito quando lo stabile conta meno di cinque appartamenti, perché sotto questa soglia un totale può riferirsi a una sola persona.
Questo bilancio non dice nulla delle vostre abitudini e non cerca di dirlo. Riguarda l’edificio, non chi ci abita.
Cosa la vostra amministrazione non vede mai
- L'identità delle persone che suonano alla vostra porta;
- Gli orari in cui entrate o uscite di casa;
- Il contenuto video o audio delle vostre chiamate al citofono;
- Le vostre preferenze personali (lingua, suoneria, foto del profilo);
- I vostri contatti familiari / assistenti registrati nell'app;
- Il vostro consumo associato al vostro nome in un bilancio dello stabile: il bilancio è un totale per stabile, mai un elenco di appartamenti.
Video del citofono
Il flusso video della telecamera del citofono non viene mai registrato durante una chiamata. Passa sempre dai nostri server: non va mai direttamente dalla porta alla Sua app. Oggi l'immagine e la voce delle chiamate non sono cifrate. Se non risponde, una sola istantanea è conservata per 30 giorni sui nostri server, in Germania, poi cancellata automaticamente. Può cancellarla Lei stesso in qualsiasi momento dall'app.
Nessuna registrazione audio, mai. Nessun riconoscimento facciale, mai.
Famiglia & assistenti
Potete condividere l'accesso alle chiamate del vostro citofono con una persona vicina (coniuge, figlio, assistente). Questa persona riceve le notifiche ma non ha accesso al vostro storico dell'energia né alle vostre impostazioni personali. Potete revocare la condivisione in qualsiasi momento.
05Se siete amministrazione immobiliare o proprietario
In quanto cliente professionale, siete titolare del trattamento dei dati dei residenti dei vostri stabili. Neolia agisce come vostro responsabile del trattamento. Il quadro dettagliato (istruzioni, sicurezza, sub-responsabili, audit) è definito nel contratto di trattamento dei dati, firmato insieme alle CGV.
Da parte di Neolia trattiamo in proprio unicamente:
- L'identità del vostro referente di conto e il suo contatto professionale;
- I dati necessari alla fatturazione;
- I registri d'uso del portale dell'amministrazione (chi si è connesso, quali azioni di configurazione).
06Se visitate neolia.ch
Il sito marketing non raccoglie alcun dato di navigazione a fini di misurazione dell'audience. Sono trattati solo i registri tecnici dell'infrastruttura di diffusione (indirizzo IP, risorsa richiesta, marca temporale), a fini di sicurezza e di buon funzionamento. I dettagli tecnici (cookie, durate, finalità) sono descritti nell'informativa sui cookie.
Se compilate un modulo (demo, contatto o assistente d'ordine), conserviamo la vostra richiesta, compreso il dossier di progetto generato (recapiti e caratteristiche del progetto), per 24 mesi a fini di seguito commerciale. Il riepilogo vi viene inviato anche per email. Potete chiederne la cancellazione in qualsiasi momento a contact@neolia.ch.
Le nostre e-mail commerciali contengono un collegamento di disiscrizione con un clic e l'intestazione che il Suo programma di posta usa per mostrare il proprio pulsante « Annulla iscrizione ». Basta un clic: il Suo indirizzo viene iscritto nel nostro elenco di soppressione, e tale elenco è consultato prima di ogni invio. Le lettere legate a un contratto in corso — fattura, conteggio, codice di conferma — continuano a partire: sono lettere di esecuzione e non di prospezione. Per non ricevere più nulla, scriva a contact@neolia.ch.
Non la ricontattiamo. Se non dà seguito alla sua richiesta, non le scriviamo una seconda volta. Chiedere una dimostrazione non fa mai entrare il suo indirizzo in un elenco di prospezione. A questo modulo non è collegato alcun invio in serie, e la sua richiesta viene letta solo dal servizio che le risponde. Le comunicazioni commerciali citate al capitolo 03 riguardano altre situazioni: non si rivolgono mai a chi ha soltanto chiesto una dimostrazione. Se preferisce che torniamo da lei, lo scriva semplicemente nel suo messaggio.
07Con chi condividiamo i vostri dati
Neolia non vende né affitta mai dati personali. La condivisione è limitata ai responsabili tecnici necessari alla fornitura del servizio, vincolati da un accordo di riservatezza.
L'elenco qui sotto è stato rifatto il 10 settembre 2026 a partire da una rilevazione completa delle chiamate in uscita nel codice, e non a memoria. I fornitori contrassegnati con (+) sono stati aggiunti in questa occasione: il relativo contratto di responsabile del trattamento e l'analisi del trasferimento non sono ancora firmati, e lo scriviamo invece di tacerlo.
La base, sempre attiva
| Responsabile del trattamento | Ruolo | Ubicazione |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Banca dati, autenticazione e archiviazione dei file, compresi i contratti partner firmati e le prove della loro firma | Dati in Svizzera (regione di Zurigo); editore con sede negli Stati Uniti |
| Hetzner Online GmbH | Server di esercizio: instradamento delle chiamate, voce e immagine del citofono, account telefonici degli appartamenti, immagine ripresa dalla pulsantiera, lettura dei contatori, token di notifica, account degli installatori, registri, copia di backup cifrata della banca dati svizzera | Germania, centro di Norimberga |
| Cloudflare, Inc. (+) | Diffusione del sito neolia.ch, trattamento dei moduli, e conservazione del seguito commerciale e degli allegati della messaggistica partner | Rete mondiale, punti di presenza UE (disciplinato dal DPF) |
| Resend, Inc. | Invio delle nostre e-mail | Stati Uniti (disciplinato dal DPF) |
| Apple Inc. / Google LLC | Notifiche sul Suo telefono, titolo e testo del messaggio compresi | Stati Uniti (disciplinato dal DPF) |
| Stripe Payments Europe | Incasso B2B (amministrazioni) | Irlanda |
| Cal.com, Inc. | Presa di appuntamento online | Istanza europea (cal.eu) fino al 1o novembre 2026, data in cui l'editore la chiude. La soluzione scelta in seguito sarà indicata qui prima di tale data |
L'analisi assistita dal computer
Quando la Sua amministrazione deposita un contratto di locazione, una fattura o la foto di un contatore, e quando un messaggio viene scambiato nella messaggeria della piattaforma, il testo o il documento viene inviato a un modello linguistico che lo legge e ne estrae le informazioni utili.
| Responsabile del trattamento | Ruolo | Ubicazione |
|---|---|---|
| Anthropic | Lettura assistita dei documenti depositati e dei messaggi scambiati; risposte dell'assistente della barra di ricerca della piattaforma di gestione; rilettura del testo di una dettatura dell'amministrazione, mai della voce | Stati Uniti. I trasferimenti sono coperti dall'accordo sul trattamento dei dati di Anthropic e dalle clausole contrattuali tipo adattate al diritto svizzero |
La ricerca nei vostri documenti avviene interamente sui nostri server svizzeri: nessun documento ne esce per essere indicizzato.
I connettori, solo se Lei li attiva
Questi servizi non ricevono nulla finché l'account corrispondente non è stato collegato, da Lei o dalla Sua amministrazione. Una volta collegato, le sue credenziali vengono trasmesse affinché possano rispondere.
| Responsabile del trattamento | Ruolo | Ubicazione |
|---|---|---|
| Signify Netherlands B.V. (Philips Hue) (+) | Illuminazione connessa: token del Suo account Hue e comandi inoltrati | Paesi Bassi; interfaccia distribuita dagli Stati Uniti |
| Overkiz SAS — Somfy (+) | Tapparelle, tende, riscaldamento: nome utente e password del Suo account | Francia |
| smart-me AG (+) | Letture dei contatori: nome utente e password del Suo account | Svizzera; interfaccia distribuita da una rete mondiale |
| Solar Manager AG (+) | Solare, batteria, stazione di ricarica | Svizzera; interfaccia ospitata negli Stati Uniti |
| Belimo Automation AG (+) | Riscaldamento, ventilazione, climatizzazione | Svizzera; interfaccia ospitata negli Stati Uniti |
| Enode AS (+) | Ricarica di veicoli elettrici | Norvegia |
I servizi puntuali
| Responsabile del trattamento | Ruolo | Ubicazione |
|---|---|---|
| Zadarma (+) | SMS di conferma: il Suo numero di telefono e il Suo codice | Invio misurato dalla Germania; la sede dell'editore non è accertata in questo dossier |
| komoot GmbH (Photon) (+) | Suggerimento di indirizzo durante la digitazione: l'inizio dell'indirizzo digitato e l'indirizzo IP del suo dispositivo | Fornitore con sede in Germania |
| Base Adresse Nationale (Stato francese) (+) | Suggerimento di un indirizzo in Francia durante la digitazione: l'inizio dell'indirizzo digitato e l'indirizzo IP del suo dispositivo | Francia |
| Fornitore per l'invio postale (+) | Stampa e consegna alla posta della corrispondenza della Sua amministrazione | Ad oggi nessun fornitore è collegato: la funzione non invia nulla |
Ciò che non è un responsabile del trattamento per conto di Neolia
- Il software della Sua amministrazione. Se collega il proprio sistema, i Suoi messaggi e i collegamenti alle Sue foto di guasto le vengono inviati all'indirizzo che ha registrato. Il Paese di destinazione è quello che ha scelto, ed è lei a risponderne.
- La posta della Sua amministrazione immobiliare. Se collega la sua casella di posta o la sua agenda (Microsoft 365, Google, iCloud, Yahoo, Infomaniak o un altro fornitore), le e-mail che Lei scambia con lei passano da questo fornitore, che lei ha scelto e di cui risponde.
- I registri pubblici svizzeri. REA, swisstopo e Zefix ricevono l'indirizzo o la ragione sociale digitata durante una ricerca.
L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è tenuto nel DPA, allegato 2.
Autorità
Possiamo essere tenuti a trasmettere dati a un'autorità svizzera competente (polizia, autorità giudiziaria) sulla base di una richiesta legale formale. Applichiamo sempre il principio di proporzionalità: forniamo solo i dati strettamente elencati nella richiesta e informiamo la persona interessata ogni volta che la legge lo consente.
08Trasferimenti fuori dalla Svizzera / UE
La Sua banca dati è ospitata in Svizzera, e una copia di backup cifrata è conservata in Germania. La banca dati dei residenti, degli stabili e dei conti è ospitata in Svizzera, nella regione di Zurigo. I nostri server di esercizio, invece, sono in Germania, Paese il cui livello di protezione è riconosciuto dal Consiglio federale. In Germania sono quindi trattati: il flusso audio e video di ogni chiamata del citofono, l'account telefonico del Suo appartamento, l'immagine ripresa dalla pulsantiera, le letture dei Suoi contatori, il token che permette di inviare le notifiche al Suo telefono, i registri tecnici e una copia di backup cifrata della banca dati svizzera, fatta ogni notte e conservata 14 giorni. Una chiamata tra la Sua porta e il Suo telefono fa andata e ritorno passando dalla Germania; non viene registrata.
Alcuni trattamenti accessori comportano un trasferimento verso gli Stati Uniti: l'invio delle nostre e-mail, le notifiche sul Suo telefono, la diffusione del sito e l'analisi assistita dal computer dei documenti depositati dalla Sua amministrazione. Questi trasferimenti sono inquadrati da:
- Il Swiss-U.S. Data Privacy Framework, nonché le Clausole contrattuali tipo (CCT) adottate dalla Commissione europea e riconosciute dall'Incaricato federale della protezione dei dati, con gli adattamenti che egli richiede per la Svizzera;
- Clausole contrattuali firmate con i fornitori della base storica, il cui tenore Le comunichiamo su richiesta. Per i fornitori contrassegnati con (+) al capitolo 07, tali clausole non sono ancora firmate;
- Misure tecniche applicate caso per caso: cifratura in transito e a riposo, e limitazione dei dati trasmessi a quanto serve al fornitore.
Non pretendiamo di pseudonimizzare sistematicamente i dati prima di trasmetterli, perché sarebbe falso: il servizio che invia le nostre e-mail riceve un nome e un indirizzo in chiaro, e una notifica inviata al vostro telefono porta l'identificatore del vostro apparecchio. Questi due trattamenti sono necessari al servizio e inquadrati dalle garanzie qui sopra.
09Per quanto tempo conserviamo i vostri dati
| Dato | Durata |
|---|---|
| Account residente attivo | Per tutta la durata del contratto di locazione + 30 giorni |
| Snapshot di chiamata persa | 30 giorni, poi cancellazione automatica |
| Storico delle aperture di porta (residente) | 12 mesi in totale, di cui i primi 90 giorni consultabili nell'app, poi archiviazione cifrata fino al termine |
| Metadati di una chiamata citofonica (data e ora, appartamento chiamato, durata) | 30 giorni |
| Registri tecnici di sicurezza (stabile) | 30 giorni (contengono metadati delle chiamate) |
| Dati di consumo energetico | La misura grezza è conservata 90 giorni, poi cancellata. Viene riassunta man mano, e sono i riassunti che durano: il passo di un quarto d'ora 3 anni, il passo orario 2 anni e il totale giornaliero 5 anni. È questo totale giornaliero che serve al conteggio delle spese accessorie e al confronto da un anno all'altro (LEne) |
| Bilancio energetico dello stabile | Nessuna durata propria: non ne conserviamo copia. Il bilancio viene ricalcolato a ogni richiesta a partire dai totali giornalieri di consumo, conservati 5 anni. Il confronto tra esercizi riguarda quindi questi 5 anni. Questo bilancio non è un dato personale: sono totali dello stabile, senza nomi né dettaglio per appartamento, e non viene stabilito al di sotto di cinque appartamenti |
| Fatture B2B | 10 anni (art. 958f CO) |
| Dati di un'amministrazione dopo la fine del suo contratto | 90 giorni per esportare tutto dal proprio spazio, che resta accessibile in lettura, poi cancellazione di tutto ciò che trattiamo per suo conto. Restano poi soltanto le nostre fatture e i loro giustificativi, 10 anni dalla fine dell'esercizio (art. 958f cpv. 1 CO) |
| Richieste di demo & contatto | 24 mesi senza scambi, poi cancellazione automatica del contatto e di tutto il suo seguito, ogni notte. Due eccezioni: un contatto diventato cliente segue la durata dei nostri documenti contabili (10 anni, art. 958f CO), e un conto partner attivo è conservato finché tale conto esiste |
| Newsletter (consenso) | Fino alla revoca del consenso |
| Registri del server web | 30 giorni |
10Sicurezza dei dati
Le misure tecniche e organizzative dettagliate sono pubblicate nella carta della sicurezza. In sintesi:
- Cifratura TLS per il sito, la piattaforma, le app e gli apparecchi di misura. Fanno eccezione le chiamate del citofono: segnalazione, immagine e voce oggi non sono cifrate;
- Cifratura a riposo della banca dati, garantita dal suo gestore. I dischi dei nostri server di esercizio non sono cifrati, e preferiamo scriverlo;
- Backup quotidiani con rotazione, cifrati prima di lasciare la macchina che li produce, con cifratura asimmetrica: la chiave che permette di rileggerli non si trova sul server salvato;
- Accesso ai server solo tramite chiave, autenticazione con password disattivata;
- Accesso interno limitato al principio del privilegio minimo e registrato, con il registro di audit tenuto fuori dalla banca dati che lo produce;
- Server sorvegliati in continuo, con rilevamento delle intrusioni ogni cinque minuti.
A oggi non è stato svolto alcun test di intrusione esterno, alcun audit di certificazione e alcun programma di ricompensa, e non esiste alcuna replica dei backup tra due regioni della Svizzera.
Notifica di incidente
In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio elevato per le persone interessate, Neolia notifica l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) nei termini prescritti dall'art. 24 nLPD, nonché le persone interessate se la legge lo esige.
11I vostri diritti e come esercitarli
In virtù della nLPD e del RGPD disponete dei diritti seguenti:
- Diritto di accesso: ottenere una copia dei dati che vi riguardano;
- Diritto di rettifica: correggere un dato inesatto;
- Diritto alla cancellazione: chiedere la soppressione, nei limiti degli obblighi di legge (es. fatturazione);
- Diritto di limitazione: sospendere temporaneamente un trattamento contestato;
- Diritto alla portabilità: ricevere i vostri dati in un formato strutturato e leggibile (JSON, CSV);
- Diritto di opposizione: rifiutare un trattamento fondato sull'interesse legittimo;
- Diritto di revocare un consenso in qualsiasi momento, senza indicare il motivo.
I residenti possono esportare o cancellare i propri dati personali da Impostazioni → Privacy → I miei dati, senza contattare l'assistenza. La cancellazione elimina lo storico delle chiamate e le immagini dei visitatori, e stacca il telefono dal citofono dell'appartamento. Non elimina l'accesso alla citofonia in quanto tale, che appartiene all'amministrazione: vedere la pagina Eliminare il proprio account.
Via standard
Per altre richieste o se non utilizzate l'app, scrivete a contact@neolia.ch precisando la natura della vostra richiesta. Rispondiamo entro 30 giorni. Può esservi chiesta una ragionevole verifica dell'identità.
Reclamo presso un'autorità
Se ritenete che i vostri diritti non siano rispettati, potete presentare un reclamo presso:
- Svizzera
- Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT)
edoeb.admin.ch - Unione europea
- L'autorità di controllo del vostro Paese di residenza o di lavoro
12Minori
I servizi Neolia non sono destinati a un uso autonomo da parte di minori di 16 anni. Quando un'economia domestica comprende minori, il loro accesso all'app residente è responsabilità del tutore legale, che può delegare o meno l'uso dell'account familiare.
13Evoluzione di questa informativa
La presente informativa sulla privacy può essere aggiornata per riflettere un'evoluzione del servizio, del quadro legale o dei nostri responsabili del trattamento. Le modifiche minori (chiarimento, correzione di un refuso) sono pubblicate senza notifica individuale. Le modifiche sostanziali (nuova finalità, nuovo accesso di terzi, prolungamento della durata di conservazione) sono notificate nell'app e per email almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore.
Lo storico completo delle versioni è disponibile su richiesta a contact@neolia.ch.