Politique de confidentialité.

TL;DRL'essentiel en 30 secondes

01Responsable du traitement

Au sens de l'art. 5 let. j de la Loi fédérale révisée sur la protection des données (nLPD) et de l'art. 4 (7) du RGPD, le responsable du traitement des données collectées via le site neolia.ch et les services Neolia est :

Entité

Neolia Sàrl

Adresse

Bernstrasse 15a, 3280 Murten, Suisse

IDE

CHE-298.197.401

Contact protection des données

contact@neolia.ch

Représentant dans l'Union européenne

Aucun n'est désigné à ce jour. Les services Neolia s'adressent à des clients établis en Suisse et les données sont traitées depuis la Suisse. Pour toute question relative à vos données, quel que soit votre pays de résidence, écrivez à contact@neolia.ch : vos demandes sont traitées de la même manière.

Périmètre & rôles

Neolia agit selon deux rôles distincts qui déterminent vos droits :

• Responsable du traitement pour les données collectées via neolia.ch, l'app résident en tant qu'application, et les comptes professionnels des régies.
• Sous-traitant pour les données techniques générées par les installations physiques d'un immeuble (logs d'accès aux portes, mesures énergie), pour lesquelles la régie ou le propriétaire est responsable du traitement. Le détail figure dans le DPA.

02Données que nous collectons

Nous appliquons un principe de minimisation : chaque donnée collectée doit être justifiée par une finalité concrète. Si une fonctionnalité peut être livrée sans une donnée, nous ne la collectons pas.

03Finalités et bases légales

04Si vous êtes résident d'un immeuble Neolia

Cette section s'adresse à vous personnellement.

Ce que votre régie voit

• L'état technique de votre installation (en ligne / hors ligne) ;
• Le nombre d'appels reçus via votre interphone (statistique agrégée d'usage) ;
• Les pannes signalées et leur résolution ;
• Votre consommation d'énergie individuelle, uniquement dans la mesure prévue par votre bail (décompte de charges) et toujours présentée chiffres en main, sans interprétation comportementale.

Le bilan énergétique de l'immeuble

Les relevés des logements peuvent être additionnés pour établir la performance énergétique du bâtiment : consommation totale sur l'année, évolution d'une année sur l'autre, dérive d'une installation technique. Ce document sert à votre régie et au propriétaire à décider d'un entretien ou d'une rénovation.

Trois limites, et elles nous engagent : ce bilan est agrégé et jamais nominatif, ni votre nom ni votre logement n'y figurent ; il ne contient aucune courbe par logement, seulement des totaux d'immeuble ; et il n'est pas établi lorsque l'immeuble compte moins de cinq logements, parce qu'en dessous de ce seuil un total peut se rapporter à une seule personne.

Ce bilan ne dit rien de vos habitudes et ne cherche pas à en dire quelque chose. Il porte sur le bâtiment, pas sur ceux qui l'habitent.

Ce que votre régie ne voit jamais

• L'identité des personnes qui sonnent à votre porte ;
• Les heures auxquelles vous rentrez ou sortez de chez vous ;
• Le contenu vidéo ou audio de vos appels d'interphone ;
• Vos préférences personnelles (langue, sonnerie, photo de profil) ;
• Vos contacts famille / aidants enregistrés dans l'app ;
• Votre consommation rattachée à votre nom dans un bilan de bâtiment : le bilan est un total d'immeuble, jamais une liste de logements.

Vidéo de l'interphone

Le flux vidéo de la caméra d'interphone n'est jamais enregistré pendant un appel. Il passe toujours par nos serveurs : il ne va jamais directement de la porte à votre app. À ce jour, l'image et la voix des appels ne sont pas chiffrées. Si vous ne décrochez pas, un snapshot unique est conservé pendant 30 jours sur nos serveurs, en Allemagne, puis supprimé automatiquement. Vous pouvez le supprimer manuellement à tout moment depuis l'app.

Aucun enregistrement audio, jamais. Aucune reconnaissance faciale, jamais.

Famille & aidants

Vous pouvez partager l'accès aux sonneries de votre interphone avec un proche (conjoint, enfant, aidant). Cette personne reçoit alors des notifications mais n'a pas accès à votre historique d'énergie ni à vos paramètres personnels. Vous pouvez révoquer ce partage à tout moment.

05Si vous êtes régie, gérance ou propriétaire

En tant que client professionnel, vous êtes responsable du traitement des données des résidents de vos immeubles. Neolia agit comme votre sous-traitant. Le cadre détaillé (instructions, sécurité, sous-traitants ultérieurs, audits) est défini dans le contrat de sous-traitance de données, signé en même temps que les CGV.

Côté Neolia, nous traitons en propre uniquement :

• L'identité de votre interlocuteur de compte et son contact professionnel ;
• Les données nécessaires à la facturation ;
• Les logs d'utilisation du portail régie (qui s'est connecté, quelles actions de configuration).

06Si vous visitez neolia.ch

Le site marketing ne collecte aucune donnée de navigation à des fins de mesure d'audience. Seuls les journaux techniques de l'infrastructure de diffusion (adresse IP, ressource demandée, horodatage) sont traités, à des fins de sécurité et de bon fonctionnement. Les détails techniques (cookies, durées, finalités) sont décrits dans la politique cookies.

Si vous remplissez un formulaire (démo, contact ou assistant de commande), nous conservons votre demande, y compris le dossier de projet généré (coordonnées et caractéristiques du projet), pendant 24 mois à des fins de suivi commercial. Le récapitulatif vous est également envoyé par email. Vous pouvez à tout moment demander la suppression à contact@neolia.ch.

Nos courriels commerciaux portent un lien de désinscription en un clic, et l'en-tête que votre messagerie utilise pour afficher son propre bouton « Se désabonner ». Un clic suffit : votre adresse est inscrite sur notre liste de suppression, et cette liste est consultée avant chaque envoi. Les courriers liés à un contrat en cours — facture, décompte, code de confirmation — continuent de partir : ce sont des courriers d'exécution et non de prospection. Pour ne plus rien recevoir du tout, écrivez à contact@neolia.ch.

Nous ne vous relançons pas. Si vous ne donnez pas suite à votre demande, nous n'écrivons pas une deuxième fois. Demander une démonstration ne fait jamais entrer votre adresse dans une liste de prospection. Aucun envoi en série n'est branché sur ce formulaire, et votre demande n'est lue que par le service qui y répond. Les communications commerciales citées au chapitre 03 visent d'autres situations : elles ne s'adressent jamais à une personne qui a seulement demandé une démonstration. Si vous préférez que nous revenions vers vous, dites-le simplement dans votre message.

07Avec qui nous partageons vos données

Neolia ne vend ni ne loue jamais de données personnelles. Le partage est limité aux sous-traitants techniques nécessaires à la fourniture du service, sous contrat de confidentialité.

La liste ci-dessous a été refaite le 10 septembre 2026 à partir d'un relevé complet des appels sortants du code, et non de mémoire. Les prestataires marqués (+) ont été ajoutés à cette occasion : le contrat de sous-traitance et l'analyse de transfert correspondants ne sont pas encore signés, et nous l'écrivons plutôt que de le taire.

Le socle, actif en permanence

L'analyse assistée par ordinateur

Lorsque votre régie dépose un bail, une facture ou la photo d'un compteur, et lorsqu'un message est échangé dans la messagerie de la plateforme, le texte ou le document est envoyé à un modèle de langage qui le lit et en extrait les informations utiles.

La recherche dans vos documents se fait entièrement sur nos serveurs suisses : aucun document n'en sort pour être indexé.

Les connecteurs, seulement si vous les activez

Ces services ne reçoivent rien tant que le compte correspondant n'a pas été raccordé, par vous ou par votre régie. Une fois raccordé, ses identifiants leur sont transmis pour qu'ils répondent.

Les services ponctuels

Ce qui n'est pas un sous-traitant de Neolia

• Le logiciel de votre régie. Si elle raccorde son propre système, vos messages et les liens vers vos photos d'incident lui sont envoyés à l'adresse qu'elle a enregistrée. Le pays de destination est celui qu'elle a choisi, et c'est elle qui en répond.
• La messagerie de votre régie. Si elle raccorde sa boîte de courriel ou son agenda (Microsoft 365, Google, iCloud, Yahoo, Infomaniak ou un autre fournisseur), les courriels que vous échangez avec elle passent par ce fournisseur, qu'elle a choisi et dont elle répond.
• Les registres publics suisses. RegBL, swisstopo et Zefix reçoivent l'adresse ou la raison sociale saisie lors d'une recherche.

La liste à jour des sous-traitants ultérieurs est maintenue dans le DPA, annexe 2.

Autorités

Nous pouvons être amenés à transmettre des données à une autorité suisse compétente (police, autorité judiciaire) sur la base d'une réquisition légale formelle. Nous appliquons toujours le principe de proportionnalité : nous ne fournissons que les données strictement listées dans la demande, et nous informons la personne concernée chaque fois que la loi le permet.

08Transferts hors Suisse / UE

Votre base de données est hébergée en Suisse, et une copie de sauvegarde chiffrée est gardée en Allemagne. La base de données des résidents, des immeubles et des comptes est hébergée en Suisse, dans la région de Zurich. Nos serveurs d'exploitation, eux, sont en Allemagne, pays dont le Conseil fédéral reconnaît le niveau de protection. Sont donc traités en Allemagne : le flux audio et vidéo de chaque appel d'interphone, le compte téléphonique de votre logement, l'image prise par la platine, les relevés de vos compteurs, le jeton qui permet d'envoyer les notifications à votre téléphone, les journaux techniques, et une copie de sauvegarde chiffrée de la base de données suisse, faite chaque nuit et gardée 14 jours. Un appel entre votre porte et votre téléphone fait l'aller-retour par l'Allemagne ; il n'est pas enregistré.

Certains traitements accessoires impliquent un transfert vers les États-Unis : l'envoi de nos courriels, les notifications de votre téléphone, la diffusion du site, et l'analyse assistée par ordinateur des documents que votre régie dépose. Ces transferts sont encadrés par :

• Le Swiss-U.S. Data Privacy Framework, ainsi que les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne et reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données, moyennant les adaptations qu'il demande pour la Suisse ;
• Des clauses contractuelles signées avec les prestataires du socle historique, dont nous vous communiquons la teneur sur demande. Pour les prestataires marqués (+) au chapitre 07, ces clauses ne sont pas encore signées ;
• Des mesures techniques appliquées au cas par cas : chiffrement en transit et au repos, et limitation des données transmises à ce dont le prestataire a besoin.

Nous ne prétendons pas pseudonymiser systématiquement les données avant de les transmettre, parce que ce serait faux : le service qui envoie nos e-mails reçoit un nom et une adresse en clair, et une notification envoyée à votre téléphone porte l'identifiant de votre appareil. Ces deux traitements sont nécessaires au service et encadrés par les garanties ci-dessus.

09Combien de temps conservons-nous vos données

10Sécurité des données

Les mesures techniques et organisationnelles détaillées sont publiées dans la charte sécurité. En résumé :

• Chiffrement TLS pour le site, la plateforme, les applications et les équipements de mesure. Les appels d'interphone font exception : leur signalisation, leur image et leur voix ne sont pas chiffrées à ce jour ;
• Chiffrement au repos de la base de données, assuré par son exploitant. Les disques de nos serveurs d'exploitation ne sont pas chiffrés, et nous préférons l'écrire ;
• Sauvegardes quotidiennes avec rotation, chiffrées avant de quitter la machine qui les produit, par chiffrement asymétrique : la clé qui permet de les relire n'est pas sur le serveur sauvegardé ;
• Accès aux serveurs par clé uniquement, authentification par mot de passe désactivée ;
• Accès interne limité au principe du moindre privilège et journalisé, le journal d'audit étant tenu hors de la base qui le produit ;
• Serveurs surveillés en continu, avec détection d'intrusion toutes les cinq minutes.

Aucun test d'intrusion externe, aucun audit de certification et aucun programme de récompense n'a eu lieu à ce jour, et aucune réplication de sauvegarde entre deux régions de Suisse n'est en place.

Notification d'incident

En cas de violation de données personnelles présentant un risque élevé pour les personnes concernées, Neolia notifie le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) dans les délais prescrits par l'art. 24 nLPD, ainsi que les personnes concernées si la loi l'exige.

11Vos droits et comment les exercer

Au titre de la nLPD et du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données vous concernant ;
• Droit de rectification : corriger une donnée inexacte ;
• Droit à l'effacement : demander la suppression, dans les limites des obligations légales (ex. facturation) ;
• Droit à la limitation : geler temporairement un traitement contesté ;
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible (JSON, CSV) ;
• Droit d'opposition : refuser un traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• Droit de retirer un consentement à tout moment, sans justification.

Voie standard

Pour les autres demandes ou si vous n'utilisez pas l'app, écrivez à contact@neolia.ch en précisant la nature de votre demande. Nous répondons sous 30 jours. Une vérification d'identité raisonnable peut vous être demandée.

Réclamation auprès d'une autorité

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès du :

Suisse

Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)
edoeb.admin.ch

Union européenne

L'autorité de contrôle de votre pays de résidence ou de travail

12Mineurs

Les services Neolia ne sont pas destinés à un usage autonome par des mineurs de moins de 16 ans. Lorsqu'un foyer comprend des mineurs, leur accès à l'app résident relève de la responsabilité du tuteur légal, qui peut leur déléguer ou non l'usage du compte familial.

13Évolution de cette politique

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter une évolution du service, du cadre légal ou de nos sous-traitants. Les modifications mineures (clarification, correction de coquille) sont publiées sans notification individuelle. Les modifications substantielles (nouvelle finalité, nouvel accès tiers, allongement de durée de conservation) font l'objet d'une notification dans l'app et par email au moins 30 jours avant entrée en vigueur.

L'historique complet des versions est disponible sur demande à contact@neolia.ch.